Checklist du contrôle anti-blanchiment : les pièces à préparer
Préparer un contrôle anti-blanchiment consiste à retrouver les règles de l’agence et les pièces montrant leur application ; les inspecteurs peuvent demander documents, copies et justifications nécessaires à leur mission (art. L. 561-36-2 du CMF). Cette checklist doit être adaptée à votre classification des risques (art. L. 561-4-1) et ne constitue ni une liste officielle exhaustive ni une garantie de conformité.
Comment remplir cette checklist avant un contrôle ?
Copiez le tableau ou imprimez-le, puis indiquez un emplacement précis dans chaque ligne : dossier partagé, classeur ou référence interne. C’est une bonne pratique pour vérifier qu’une pièce est retrouvable par une autre personne que son auteur. Dans la dernière colonne, inscrivez « OK » seulement après avoir ouvert le document et examiné ce qu’il montre ; sinon, décrivez l’action à mener.
Cette page sert d’inventaire opérationnel. Le guide du contrôle DGCCRF explique son déroulement, et le guide du questionnaire Tracfin détaille les questions par thème. Bonne pratique : conservez la demande reçue avec votre inventaire pour répondre rubrique par rubrique.
Quelles pièces réunir et que doivent-elles montrer ?
La colonne « OK / à faire » et les références de classement sont des bonnes pratiques de suivi. Les autres colonnes précisent les obligations auxquelles les pièces proposées se rattachent.
| Pièce et emplacement à renseigner | Ce qu’elle doit montrer | Fondement | OK / à faire |
|---|---|---|---|
| Classification des risques : … | Risques propres aux services, transactions, canaux, clients et pays ; politique de vigilance adaptée. | Art. L. 561-4-1 du CMF. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Procédures internes : … | Organisation des diligences, détection et traitement des situations à risque ; outils et moyens adaptés à l’agence. | Art. L. 561-32, I et R. 561-38. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Responsable du dispositif : … | Personne désignée, position hiérarchique élevée et connaissance des risques, compte tenu de la taille et de l’activité. | Art. L. 561-32, I ; fiche de fonction : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Déclarant et correspondant : … | Personnes exerçant les fonctions, continuité du correspondant ; si première déclaration transmise, document distinct qui l’accompagne. | Art. R. 561-23 et R. 561-24 ; relevé interne des fonctions : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Formation et justificatifs : … | Personnes formées, embauche puis régularité, contenu adapté aux risques et fonctions ; documents des formations suivies accessibles. | Art. L. 561-34 et D. 561-38-1-1 ; CNS 2024-03, point 34. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Échantillon de dossiers clients complets : … | Identités et bénéficiaires effectifs vérifiés ; objet, nature et financement analysés selon le risque ; actualisation pendant la relation. | Art. L. 561-5, L. 561-6 et R. 561-12 ; sélection d’un échantillon : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Dossiers nécessitant des mesures particulières : … | Détection des PPE et opérations avec pays listés ; mesures complémentaires et examens renforcés lorsque leurs conditions sont réunies. | Art. L. 561-10, L. 561-10-2 et L. 561-32 ; sélection illustrative : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Gel des avoirs : procédure et preuves : … | Organisation, recherches effectuées et traitement des résultats ; application sans délai d’une mesure applicable. | Art. L. 562-4 et L. 562-4-1 ; CNS 2024-03, point 38. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Contrôle interne : … | Mesures vérifiant l’application des obligations LCB-FT et de gel ; revues, écarts et suites retrouvables. | Art. L. 561-32, II et L. 562-4-1, III ; comptes rendus et suivi : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
| Conservation et restitution : … | Pièces de relation et vigilance conservées cinq ans depuis la clôture des comptes ou la cessation de relation ; pièces d’opération cinq ans depuis l’exécution, sous réserve de règles plus contraignantes. | Art. L. 561-12 ; test de restitution : bonne pratique. | ☐ OK ; ☐ à faire : … |
Comment éprouver les dossiers réunis ?
Bonne pratique : choisissez des dossiers correspondant à vos activités réelles, par exemple un particulier et une société si l’agence accompagne ces deux profils. Pour chacun, demandez à un collègue de retrouver la pièce d’identité, l’analyse du financement et les vérifications de gel. La sélection proposée sert à tester le classement ; elle ne fixe pas un quota réglementaire.
Rapprochez ensuite la procédure écrite du dossier consulté. L’agence doit pouvoir justifier la mise en œuvre des mesures de connaissance de la relation et leur adéquation au risque (art. R. 561-12). Pour le gel des avoirs, la décision CNS 2024-03, point 38, relève l’absence de justificatif de consultation et l’insuffisance d’une case à cocher comme procédure.
Quelles preuves de formation joindre à l’inventaire ?
Le document utile permet de retrouver une formation suivie par une personne, plutôt qu’un programme simplement disponible. Dans la décision CNS 2024-03, point 34, le module d’intégration invoqué ne démontrait pas la formation effective de tous les collaborateurs au contrôle. Bonne pratique : rapprochez noms, dates, programme et justificatifs de participation.
Les documents de formation du personnel sont tenus à jour pendant les fonctions puis cinq ans après leur fin et restent à disposition des autorités de contrôle (art. D. 561-38-1-1). Le guide de la formation précise le contenu et l’adaptation aux rôles.
Comment suivre les éléments manquants ?
Bonne pratique : ajoutez à chaque action un responsable, une échéance et la référence de la pièce obtenue. Distinguez la date de la diligence initiale et celle d’une correction, afin de rendre la chronologie lisible. Pour une rubrique sans objet dans l’échantillon retenu, expliquez pourquoi et contrôlez séparément la procédure applicable.
L’inventaire aide à organiser les réponses ; les pouvoirs de demande de l’autorité restent ceux de l’art. L. 561-36-2 du CMF. Pour repérer les autres points de votre organisation à examiner, vous pouvez faire le test de l’agence.
Questions fréquentes
Cette checklist fixe-t-elle les pièces que demandera la DGCCRF ?
Non : c’est un outil de préparation. L’art. L. 561-36-2, I du CMF permet aux inspecteurs de demander communication de tout document, d’en obtenir copie et de demander les renseignements ou justifications nécessaires à leur mission.
Quand préparer le document de désignation du déclarant et du correspondant ?
Pour l’immobilier, la communication de l’identité et de la qualité du déclarant intervient dans un document distinct joint à la première déclaration ; le correspondant est désigné dans ce même document (art. R. 561-23, I et R. 561-24 du CMF). La checklist distingue cette communication de l’organisation interne des fonctions.
Un module de formation disponible suffit-il comme justificatif ?
La décision CNS 2024-03, point 34, retient l’absence de justificatifs d’une formation effectivement suivie par l’ensemble des collaborateurs au contrôle malgré le module d’intégration invoqué. L’art. D. 561-38-1-1 du CMF prévoit la tenue à jour des documents des formations obligatoires suivies par le personnel.
Sources
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