Combien de temps conserver les documents anti-blanchiment d’une agence immobilière ?

Quelle est la durée de conservation des documents anti-blanchiment ?

Sous réserve de dispositions plus contraignantes, l’agence conserve les documents et informations de relation et de vigilance pendant cinq ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation de la relation avec les clients concernés (art. L. 561-12 du CMF). Les documents d’opération suivent un autre point de départ : cinq ans à compter de l’exécution, dans la limite des attributions du professionnel (même article).

La réponse « cinq ans » ne suffit donc pas pour organiser les archives. Il faut d’abord classer le document, puis retenir l’événement correspondant. Le guide du contrôle DGCCRF présente les autres pièces utiles pour préparer les réponses de l’agence.

À partir de quand compter les cinq ans ?

L’art. L. 561-12 du CMF distingue les deux ensembles suivants, quel que soit le support :

Catégorie prévue par le texte	Durée et événement de départ
Documents et informations relatifs aux relations d’affaires ou aux clients occasionnels, ainsi qu’aux mesures de vigilance mises en œuvre	Cinq ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation des relations avec eux, sous réserve de dispositions plus contraignantes.
Documents et informations relatifs aux opérations, ainsi que documents consignant les caractéristiques des opérations visées à L. 561-10-2	Cinq ans à compter de leur exécution, dans la limite des attributions du professionnel, sous la même réserve.

Les opérations visées à L. 561-10-2 sont celles qui appellent un examen renforcé en raison de leur complexité particulière, de leur montant inhabituellement élevé ou de l’absence apparente de justification économique ou d’objet licite (art. L. 561-10-2). Leurs caractéristiques font donc partie des documents expressément visés par la seconde règle de conservation (art. L. 561-12).

Pour appliquer cette distinction, nous proposons un tableau d’archives indiquant la catégorie, la date de l’événement retenu et l’emplacement des pièces. Évitez de prendre automatiquement la date de signature d’un mandat comme départ commun à tous les documents : elle ne reprend pas les événements distingués par L. 561-12.

Les preuves de formation suivent-elles la même règle ?

Les documents relatifs aux formations obligatoires suivies par les membres du personnel suivent une règle propre : ils sont tenus à jour pendant la durée des fonctions, puis pendant cinq ans à compter de leur fin (art. D. 561-38-1-1 du CMF). Le texte prévoit également leur mise à disposition des autorités de contrôle.

Le point de départ n’est donc pas simplement la date de chaque formation. Pour organiser le suivi, nous suggérons une fiche par personne qui relie les formations suivies aux fonctions exercées et, à leur fin, à la date correspondante. Le guide de la formation anti-blanchiment développe le contenu et la fréquence adaptés aux risques, fonctions, activités et positions hiérarchiques, prévus par D. 561-38-1-1.

Que montre la CNS sur les pièces restées chez les collaborateurs ?

Dans la décision CNS 2024-03, les informations d’identité censément collectées par les agents commerciaux ne remontaient pas au siège et la société n’en avait pas gardé trace (point 17). Les documents d’identité étaient absents des dix dossiers examinés ; des extraits Kbis et des recherches de bénéficiaires effectifs manquaient également dans certains dossiers (point 18).

Il s’agit d’un constat relatif à l’identification et à sa vérification, et non d’une décision fixant une nouvelle durée d’archivage. La collecte postérieure de pièces dans trois dossiers est jugée sans incidence sur les constats réalisés lors du contrôle (point 19). Cet exemple invite à vérifier où les documents sont réellement disponibles, au-delà de la seule consigne de collecte.

Ce que l’agence peut faire : comment retrouver ses documents ?

Nous proposons de tester la recherche d’un dossier terminé : retrouver les pièces, vérifier qu’elles restent lisibles et repérer les dates utiles à chaque catégorie. Pour un archivage numérique, L. 561-12 vise expressément tous les supports ; le choix d’un outil ne remplace donc pas la conservation effective des informations concernées.

Ajoutez au même exercice les justificatifs de formation et leur suivi par personne. Ce contrôle pratique aide à rapprocher votre classement des règles de L. 561-12 et D. 561-38-1-1, sans présumer des autres durées applicables à l’agence. Vous pouvez ensuite faire le test pour examiner les autres étapes de votre organisation.