Déclarant et correspondant Tracfin : qui désigner dans une agence immobilière ?

Comment désigner le déclarant et le correspondant Tracfin de l’agence ?

Dans l’immobilier, l’identité et la qualité de la personne habilitée à déclarer sont communiquées à Tracfin par un document distinct joint à la première déclaration de soupçon (art. R. 561-23, I du CMF). Le correspondant est désigné dans ce même document, et l’agence assure la continuité de ses fonctions pour répondre aux demandes dans les délais impartis (art. R. 561-24).

Pour préparer cette communication, distinguez les responsabilités exercées au quotidien et le document adressé avec la première déclaration. L’organisation et les procédures internes de lutte anti-blanchiment relèvent de l’art. L. 561-32 du CMF. Le guide des obligations de l’agent immobilier présente l’ensemble du dispositif.

Quelle est la différence entre déclarant et correspondant ?

Le déclarant est la personne habilitée à procéder aux déclarations prescrites par L. 561-15 ; l’art. R. 561-23 emploie cette appellation. Le correspondant est chargé de répondre aux demandes visées par R. 561-24 et d’assurer la diffusion aux membres concernés du personnel des informations, avis ou recommandations de caractère général qui en émanent.

Fonction	Responsabilité prévue par le CMF
Déclarant	Procéder aux déclarations de soupçon dans le cadre de l’habilitation prévue par R. 561-23.
Correspondant	Répondre aux demandes et assurer la diffusion interne prévue par R. 561-24, avec la continuité nécessaire.

Les personnes participant à la mise en œuvre des obligations doivent disposer d’une expérience, d’une qualification et d’une position hiérarchique adéquates et avoir accès aux informations nécessaires à leurs fonctions (art. R. 561-38-1). Pour organiser le travail, nous suggérons de vérifier concrètement qui peut consulter le dossier et qui sait analyser l’alerte remontée par un collaborateur.

Quel document accompagnera la première déclaration ?

Pour les professionnels immobiliers, R. 561-23, I prévoit un document distinct comportant l’identité et la qualité de la personne habilitée. R. 561-24 renvoie à ce document pour la désignation du correspondant. Le texte rattache donc cette communication à la première déclaration transmise à Tracfin, sans confondre la préparation de l’organisation interne avec cet envoi.

Une fiche interne peut aider l’agence à préparer les informations utiles : fonction exercée, identité de la personne et moyens de la joindre. C’est une proposition de préparation, qui ne remplace pas le document distinct prévu par les articles cités. Le guide de la déclaration de soupçon explique le cadre déclaratif de L. 561-15.

Comment gérer les changements et les absences ?

Tout changement de déclarant doit être porté sans délai à la connaissance de Tracfin et, le cas échéant, de l’autorité de contrôle (art. R. 561-23, II). Pour le correspondant, R. 561-24 prévoit également l’information sans délai de Tracfin et de l’autorité de contrôle. Ce dernier article exige la continuité nécessaire pour répondre aux demandes dans les délais impartis.

Nous proposons donc de prévoir, dans l’organisation de l’agence, le traitement des messages pendant les congés, l’accès aux informations et la mise à jour des personnes chargées des fonctions. Cette préparation donne une traduction pratique à la continuité demandée par R. 561-24, sans supposer qu’un simple nom dans une procédure suffit à traiter une demande.

Qui peut agir dans un cas exceptionnel urgent ?

L’art. R. 561-23, III permet à tout dirigeant ou préposé d’une personne morale assujettie de prendre lui-même l’initiative d’une déclaration dans des cas exceptionnels, notamment en raison de l’urgence. La déclaration est ensuite confirmée dans les meilleurs délais par la personne habilitée. Cette possibilité exceptionnelle fait partie des situations à expliquer aux équipes dans leur procédure.

Que montre la CNS sur les procédures d’un réseau ?

Dans la décision CNS 2024-03, le document de trois pages de généralités ne comportait ni évaluation ni classification des risques adaptées, ni mesures de vigilance selon les risques (point 9). Le grief est retenu au point 10. Ce constat concerne l’organisation et les procédures : il ne constitue pas un grief spécifique de désignation du déclarant ou du correspondant. Pour préparer les rôles, l’exemple invite à relier chaque fonction aux informations et aux actions réellement disponibles dans le réseau.

Ce que l’agence peut faire : comment rendre les rôles opérationnels ?

Nous suggérons un exercice simple : un collaborateur repère une incohérence, retrouve la personne chargée de l’analyse, puis explique comment l’information arrive au déclarant. Vérifiez séparément comment une demande de Tracfin parviendrait au correspondant pendant une absence. Ces exercices aident à examiner l’organisation prévue par L. 561-32 et la continuité de R. 561-24.

La déclaration reste confidentielle selon L. 561-18 : consultez aussi le guide sur ce qu’il ne faut pas communiquer au client. Pour faire le point sur les autres responsabilités de votre agence, vous pouvez faire le test.